A NetOffice rendszer használatához szüksége van egy felhasználói névre és egy jelszóra.

A jelszó kiválasztásánál igyekezzen elkerülni a klasszikus jelszóadási hibákat:
- Ne válasszon jelszónak olyan kifejezést, ami az Ön ismeretében kitalálható (gyermek neve, házasságkötés dátuma vagy egyszerűen a felhasználói név újbóli beírása) Amennyiben valaki más kitalálja az Ön jelszavát, könnyen hozzáférhet a rendszerben mindenhez, amihez Önnek joga van. Küldhet levelekt az Ön nevében, és elolvashat mindent a levelektől kezdve a naptárbejegyzésekig. Magasabb szintű biztonságot nyújt, ha pl. a gyermeke nevéhez hozzáilleszt két véletlenszerű számot vagy egy vagy több betűt nagybetűvel ír. (pl.: DorKa52)
- Ne használjon olyan karaktereket a jelszóban, amelyek más billentyűzetkiosztás esetén máshol találhatók. Kerülje az y és z, valamint a magyar ékezetes karakterek használatát.
- Figyeljen a kis és nagybetűkre, a rendszer ezeket megkülönbözteti.

A NetOffice a felhasználókat védendő -egy beállítható számú- sikertelen belépési kísérlet után a felhasználót kitiltja, a felhasználó letiltását ezt követően csak az adminisztrátor oldhatja fel. Ha tehát azt tapasztalja, hogy helyesnek ítélt jelszavával nem tud belépni, elképzelhető, hogy valaki megpróbált behatolni a NetOffice-ba az Ön nevében, de a sikertelen próbálkozások után a rendszer  kitiltotta. Ilyen esetben forduljon a rendszergazdához. Védelmet jelenthet, ha nem csak a jelszavát, hanem a felhasználói nevét is megváltoztatja.